ファイル転送サービスがもたらしてくれる良いこと

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業務効率がアップ!ファイル転送サービスは仕事の救世主

効率よくファイルを共有したい

近年、業務で必要なファイルを共有するためにファイル転送サービスを利用している企業が増えています。便利であることは間違いないですが、利用する際に注意しなければいけないポイントがあります。トラブルを発生させないためにもこのポイントを抑えておきましょう。

ファイル転送するのチェックポイント

ファイルには個人情報を残さない

ファイル転送をする際に最優先で気をつけなければならないのが、個人情報が残っていないかの確認です。個人情報が残っていると顧客情報が漏洩したり、会社の信用が失墜したりします。そのためファイル転送する前に対象のファイルに個人情報が残っていないか隅々までチェックしましょう。

転送するファイルの形式をチェックする

自身が使用しているソフトのバージョンと相手が使用しているソフトのバージョンが異なっている場合、ファイル形式によっては開かなくなることがあります。事前にどの形式であればファイルが開くのか確認しておきましょう。

ファイルの容量をチェックする

ファイル転送するソフトによっては転送できるファイルの容量に制限がかけられている場合があります。そのため制限にひっかかっていないかチェックしておきましょう。なお制限内の容量だとしても相手の端末の空き容量よりオーバーする可能性もありますので、容量オーバーしないか確認しておくことが大切です。

ファイル転送サービスがもたらしてくれる良いこと

フォルダ

ファイル転送のサービスのメリット

動画や大きいサイズの画像を共有したい場合、会社のルールによってファイルを送信できる容量に制限がかけられていることがあります。メールで送信する方法もありますが、大容量のファイルを一度に送れない場合が多いです。そのためファイルを分割して数通に分けてメールを送信する必要が出てきます。ファイル転送サービスを利用すると動画や大きいサイズの画像などの大容量のファイルを転送ができます。

ファイルの受け渡しにかかるコストをカットできる

DVDなどにデータをコピーしてファイルを受け渡しする企業も中にはいらっしゃると思います。ファイルをコピーするたびにDVDの購入代や郵送代などがかかってしまいますが、ファイル転送サービスを利用すればメディアを用意する必要もありませんのでその費用を省くことができます。自身の会社のパソコンからアップロードできますので、すぐにファイルを共有できますし、メディアを失くしてしまう心配もありません。

一度にたくさんの人へ送ることができる

ファイル転送サービスには複数の人へ一斉に送信する機能が備わっています。そのため会社内でプロジェクトチームを組んでいる場合、日々の進捗状況をチーム全員へすぐに送ることができ瞬時に情報の共有ができます。メールで連絡する方法もありますが、メールでは容量の制限がされていることが多いです。画像がたくさん付いていたり、ファイルが複数あったりした場合は一度に送ることができません。ファイル転送サービスだと一度に複数のファイルも送信することができます。

セキュリティがしっかりしている

ファイル送信する際はセキュリティがしっかりしていないといけません。会社によってはファイル送信する際は暗号化にすることが必須であったり、ファイルへ閲覧できる人を制限する必要があったりします。もしこれらのルールが守られていないと機密情報が第三者に漏れて会社の利益にも多大な影響が出てきます。ファイル転送サービスであれば転送するたびに暗号化されていますし、ファイルのアクセス制限を設定することも可能です。